Hóa đơn điện tử là công cụ hiện đại hỗ trợ cho doanh nghiệp trong tiến trình kinh doanh, hoạt động. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt Hóa đơn điện tử vn-invoice xác thực và hóa đơn điện tử thông thường để có thể ứng dụng hóa đơn một cách chính xác, nhanh chóng, thuận tiện nhất.
1. Phân biệt hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn điện tử theo định nghĩa.
Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử xác thực đều là “tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử” (Được quy định tại thông tư thông tư số 32/2011/TT-BTC).
Tuy nhiên, hóa đơn điện tử xác thực là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã số xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Trong đó, mã xác thực là chuỗi kí tự được mã hóa và cung cấp bởi Tổng cục Thuế; số hóa đơn xác thực là dãy số thứ tự có cấu trúc đúng với quy định được cung cấp bởi Tổng cục Thuế.
Như vậy khi phân biệt hóa đơn điện tử xác thực, cần nhớ rằng doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm và bảo quản dữ liệu của mình thì hệ thống cấp mã xác thực của Tổng Cục Thuế sẽ lưu trữ và bảo quản dữ liệu cho doanh nghiệp, cơ quan thuế và khách hàng có thể tự kiểm tra được hoá đơn trên hệ thống.
2. Phân biệt hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn điện tử doanh nghiệp tự lập
Đối với hóa đơn điện tử xác thực, bên bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn xác thực khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hình hóa đơn này.
Phân biệt hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn điện tử tự lập qua các mục:
Phân biệt về đối tượng sử dụng
Hóa đơn điện tử xác thực: Các tổ chức, doanh nghiệp có rủi ro về thuế theo nhận định từ cơ quan thuế; các doanh nghiệp mới thành lập chưa đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử tự lập.
Hóa đơn điện tử tự lập: Các tổ chức, doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
Phân biệt về cách đăng ký
Hóa đơn điện tử xác thực: đăng ký với Tổng cục Thuế và sử dụng hóa đơn được cung cấp bởi cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử tự lập: đăng ký sử dụng với Tổng cục Thuế và tự lập hoặc lập thông qua phần mềm thứ 3 để tự sử dụng.
Phân biệt về điều kiện được khởi tạo
Hóa đơn điện tử tự lập: Tổ chức, doanh nghiệp đang trong quá trình hoạt động; có giao dịch điện tử với ngân hàng và cơ quan thuế (Internet Banking, chuyển khoản trực tuyến, nộp thuế điện tử,…);sở hữu chữ ký số còn hiệu lực; đáp ứng đủ điều kiện cơ sở hạ tầng và thiết bị điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử, có đủ điều kiện để tự lập hóa đơn và chịu trách nhiệm hoạt động của mình với pháp luật.
Hóa đơn điện tử xác thực: doanh nghiệp đang hoạt động, có mã cơ quan thuế. Có chứng thư số còn hiệu lực, có khả năng kết nối mạng internet.
Phân biệt về phần mềm sử dụng
Hóa đơn điện tử tự lập: sử dụng phần mềm tự tạo lập hoặc giải pháp hóa đơn điện tử của bên thứ 3
Hóa đơn điện tử xác thực: sử dụng phần mềm của cơ quan thuế.
Phân biệt về cách sử dụng
Hóa đơn điện tử tự lập: doanh nghiệp chủ động khởi tạo, lưu trữ, sử dụng
Hóa đơn điện tử xác thực: đăng ký với cơ quan thuế, lấy mã rồi tiến hành giao dịch, hệ thống giao dịch sẽ cấp mã cho giao dịch.
Nếu có thắc mắc về hóa đơn điện tử nói chung và hóa đơn điện tử xác thực nói riêng, quý khách hàng vui lòng liên hệ tới hotline 0911 066 388 để nhân được sự tư vấn miễn phí từ các chuyên gia đầu ngành về thuế và kinh tế tại vn-Invoice.
